Gisteren gaf ik samen met Henning Orthofer een training communicatievaardigheden aan een groep van 18 HR-Professionals. Nou zul je misschien denken: Hebben die met al hun kennis en vaardigheden zo’n training nog wel nodig?
Aangezien we de hele dag door communiceren, lijkt het in eerste instantie allemaal zo simpel en vanzelfsprekend. Maar zodra je kijkt naar misverstanden, conflicten en verschillen in interpretatie, wordt al snel duidelijk hoe lastig het kan zijn om helder, empathisch en effectief te communiceren.
Zo kan binnen enkele seconden ruis in de communicatie optreden wanneer signalen niet goed worden ontvangen, begrepen of geïnterpreteerd. De kans op misverstanden neemt toe naarmate een gesprek langer duurt, vooral als het onderwerp complexer wordt of als er geen gedeelde context is.
Emoties zoals frustratie, verveling of irritatie kunnen na verloop van tijd toenemen, zeker als een gesprek ongemakkelijk verloopt of er sprake is van tegengestelde belangen. Dit kan leiden tot meer ruis in de communicatie, omdat emoties de manier beïnvloeden waarop we luisteren en reageren.
Kortom: als iemand ooit zei dat communicatie makkelijk is, dan was dat waarschijnlijk met een flinke dosis ironie.
Mensen die vaardig zijn in het uiten van gedachten en goed kunnen luisteren, weten misverstanden vaak te voorkomen. Toch kunnen ze zelfs met sterke communicatieve vaardigheden niet vermijden dat interpretaties, nuances, onderliggende belangen en behoeftes door tijd of focus kunnen gaan verschillen.
Effectieve communicatie is dus afhankelijk van een combinatie van concentratie, inhoudelijke helderheid en het vermogen om emotionele signalen juist te interpreteren.
Ruis beïnvloedt communicatie op allerlei manieren, vaak zonder dat we dit in de praktijk direct opmerken. Een paar tips om ruis te verminderen:
- Vat regelmatig samen wat er gezegd is om misverstanden vroegtijdig te herkennen.Spreek duidelijke taal, vermijd vakjargon en check of de ander je boodschap begrepen heeft
- Let op lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en intonatie. Probeer zelf ook open en duidelijk non-verbaal te communiceren.
- Wees je bewust van emoties en geef waar nodig ruimte om hierover te communiceren.
- Kies een rustige plek en neem regelmatig pauzes bij lange gesprekken.
Door aandacht te geven aan deze aspecten en regelmatig na te gaan of je boodschap goed is overgekomen, kun je ruis tot een minimum beperken en zorgen voor plezierige en effectieve communicatie en samenwerking.